Factura la cabinetul de psihologie: ce emiți, ce raportezi și ce nu îți trebuie

La cabinetul de psihologie se confundă des două lucruri: cum ai voie să încasezi și ce ești obligat să emiți. Sunt reguli diferite, iar în 2026 una dintre ele s-a schimbat fără prea mult zgomot.

Mai jos, răspunsurile scurte, cu ce s-a schimbat anul acesta.

Trebuie casă de marcat la cabinetul de psihologie? Nu

Cabinetul individual de psihologie e profesie liberală, iar profesiile liberale sunt exceptate de la obligația casei de marcat prin OUG nr. 28/1999, art. 2 lit. f și art. 2 indice 1. Se aplică indiferent dacă lucrezi ca cabinet individual, PFI sau PFA, atât timp cât nu ai constituit societate comercială.

Atenție la ce nu înseamnă asta. Excepția privește doar modul în care înregistrezi încasarea. Nu te scutește nici de emiterea facturii, nici de raportarea ei în e-Factura.

Trebuie factură pentru fiecare ședință? Da, chiar dacă iei cash

Aici e confuzia cea mai scumpă, și e o confuzie logică, nu o neatenție.

Chitanța și factura nu sunt alternative, sunt documente diferite. Chitanța e document de trezorerie: dovedește că ai încasat banii. Factura e documentul fiscal: dovedește că ai prestat serviciul, și e cea care declanșează raportarea în e-Factura. Faptul că încasezi în numerar schimbă doar dacă ai nevoie de chitanță, nu dacă ai nevoie de factură.

„Dar am auzit că la persoane fizice nu e obligatorie factura"

Ai auzit corect, doar că excepția nu te prinde pe tine.

Codul fiscal, la art. 319, chiar prevede că nu ești obligat să emiți factură către o persoană fizică decât dacă ți-o cere. Excepția e însă scrisă pentru comerțul cu amănuntul și pentru serviciile la care emiterea bonului fiscal e obligatorie, adică exact acolo unde bonul ține locul facturii.

Cabinetul de psihologie e scutit de casă de marcat. Neavând bon fiscal obligatoriu, nu intră niciodată în acea excepție și rămâne pe regula generală.

Cu alte cuvinte, scutirea de casă de marcat privește cum înregistrezi încasarea, nu dacă emiți factură. Sunt două chestiuni pe care legea le tratează separat, iar scutirea de la prima nu o atrage pe a doua.

Cine chiar poate da doar chitanță

Medicii și medicii stomatologi, strict pentru servicii medicale cu caracter curativ, scutite de TVA. Acolo încasarea în numerar cu chitanță e suficientă, iar factura se emite doar la cererea expresă a pacientului.

Psihologul nu intră în categoria aceea, chiar dacă serviciul lui poate fi scutit de TVA pe alt temei. Dacă cineva ți-a spus „ești ca la medic, ajunge chitanța", cere-i contabilului confirmarea în scris înainte să te bazezi pe ea.

e-Factura se aplică și la clienți persoane fizice? Da, din 2026

Asta e schimbarea mare a anului, și cea pe care o ratează cei mai mulți.

Până anul trecut, discuția despre e-Factura era despre facturi către alte firme. De la 1 ianuarie 2026 intră și relația cu persoanele fizice, iar termenul de transmitere e de 5 zile lucrătoare de la data emiterii, același pentru firme și pentru clienții tăi obișnuiți.

Două consecințe practice:

• Înregistrarea în Registrul RO e-Factura. Cine desfășura deja activitate economică trebuia să ceară înregistrarea până pe 15 ianuarie 2026. Cine începe activitatea după acea dată o cere înainte să înceapă
• Acces propriu în SPV. Chiar dacă lucrezi cu un contabil extern, tu răspunzi de transmiterea facturii și de confirmarea ei

Dacă vrei ca partea asta să nu-ți mai ceară atenție, e-Factura din Praxio trimite documentul în SPV și îți arată starea lui lângă factură.

Cât e plafonul de TVA în 2026? 395.000 lei

Cifra de 300.000 lei încă circulă și e depășită. Prin OG nr. 22/2025, plafonul de scutire a urcat la 395.000 lei de la 1 septembrie 2025 și a rămas la fel în 2026.

S-a schimbat și procedura, în rău pentru cine e aproape de prag: nu mai există perioada de grație de 10 zile. TVA-ul se aplică începând chiar cu operațiunea care depășește plafonul, nu de la următoarea. Dacă te apropii, ține evidența la zi, nu lunar.

Sub plafon nu adaugi TVA, dar treci mențiunea de neplătitor pe factură.

Serviciile de psihologie sunt scutite de TVA?

Pot fi, prin art. 292 din Codul fiscal, la prestări legate de sănătatea umană. Încadrarea depinde însă de codul CAEN principal, de forma de organizare și de natura serviciului, iar interpretarea variază de la un inspector la altul.

E singurul punct din articol unde nu îți pot da un răspuns scurt. Cere-i contabilului încadrarea exactă, în scris, și ține hârtia la dosar.

Ce trebuie să conțină factura

• Datele cabinetului: nume sau denumire, CUI sau CNP, adresă completă
• Datele clientului
• Descrierea serviciului, de exemplu „Ședință psihoterapie individuală" sau „Evaluare psihologică clinică"
• Suma, valoarea TVA dacă e cazul, data emiterii
• Serie și număr secvențial unic, fără sărituri și fără duplicate

Proforma și chitanța: când le folosești

Proforma nu e document fiscal și nu se raportează la ANAF. E doar o comunicare a sumei, înainte de plată. După ce clientul plătește, emiți factura fiscală.

Chitanța se emite doar la încasare în numerar. Dacă încasezi prin transfer bancar sau prin link de plată, nu îți trebuie chitanțier.

Cât timp păstrezi documentele

Zece ani pentru documentele financiar-contabile. O arhivă digitală, cu căutare, te scutește de bibliorafturi și de scotocit prin cutii când ți se cere ceva.

Ce se schimbă când totul stă în același loc

Partea obositoare a facturării rar e factura în sine. E drumul până la ea: iei datele clientului din calendar, le muți în alt program, verifici dacă ședința de marți a fost facturată, apoi dacă a intrat banul.

Când programările, dosarul clientului și facturarea stau în același sistem, ședința finalizată devine factură cu datele deja completate, pleacă spre client și, dacă ți-ai conectat o dată tokenul ANAF, ajunge singură în SPV.

Iar dacă ții la programul tău de facturare, nu trebuie să renunți la el: unele platforme de cabinet se conectează la Oblio, SmartBill sau FGO, deci factura pornește din ședință și ajunge în contabilitatea cu care contabilul tău e deja obișnuit. Am detaliat cum arată integrarea aici.

Pe scurt

• Casă de marcat: nu. Profesiile liberale sunt exceptate prin OUG 28/1999
• Factură pentru fiecare ședință: da, inclusiv la încasare în numerar. Chitanța dovedește plata, factura dovedește prestarea, iar excepția „ajunge chitanța" e scrisă pentru medici
• e-Factura pe persoane fizice: da, din 1 ianuarie 2026, în 5 zile lucrătoare de la emitere
• Plafon TVA: 395.000 lei, nu 300.000, și fără perioadă de grație la depășire
• Scutirea pe art. 292: posibilă, dar cere confirmarea contabilului
• Proforma nu se raportează, chitanța doar la numerar, arhivarea zece ani

Pentru contribuții, praguri și Declarația Unică, ai ghidul de taxe și impozite pentru psihologi, iar cifrele pe cabinetul tău le vezi în calculatorul de taxe.