Contabilitate pentru cabinetul individual de psihologie: ai nevoie de contabil?

Cabinetul individual de psihologie nu ține contabilitate ca o firmă. Nu întocmește bilanț, iar nicio lege nu îi cere un contabil. Ține evidența în partidă simplă: un registru al banilor care intră și ies, din care la final de an rezultă venitul net pentru Declarația Unică.

Mai jos găsești ce registre îți trebuie, ce treci în ele, cât timp păstrezi documentele și în ce situații merită totuși un contabil.

Ce contabilitate ține un cabinet individual de psihologie?

Cabinetul individual ține contabilitate în partidă simplă. Psihologia e o profesie liberală, așa că venitul din cabinet se impozitează ca venit din activități independente, în sistem real: venitul net se calculează din contabilitate, ca diferență între încasări și cheltuielile deductibile (art. 68 din Codul fiscal).

Norma de venit nu e o variantă pentru cabinet: Codul fiscal o exclude pentru profesiile liberale (art. 69 alin. 1). Iar Legea contabilității le cere persoanelor fizice în sistem real să țină evidența în partidă simplă sau, la alegere, în partidă dublă (art. 1 alin. 5).

Regulile concrete sunt în Ordinul nr. 170/2015, care se aplică explicit și profesiilor libere. Tot de acolo: cine ține contabilitate în partidă simplă nu întocmește situații financiare anuale, deci nu are bilanț.

Dacă abia îți deschizi cabinetul, pașii la Colegiu și la ANAF sunt în ghidul de deschidere a cabinetului individual.

Ai nevoie de contabil pentru cabinetul individual de psihologie?

Nu, legea nu îți cere un contabil. Legea contabilității cere ca firmele să își țină contabilitatea printr-o persoană cu studii economice superioare sau printr-un expert contabil ori un contabil autorizat. Regula se aplică entităților de la art. 1 alin. (1)-(4), nu persoanelor fizice care țin partidă simplă (art. 10 din Legea nr. 82/1991). Obligația ta e să ții evidența, nu să o dai cuiva.

Altfel stau lucrurile dacă lucrezi printr-un SRL: acolo ai partidă dublă, bilanț și declarații periodice, iar contabilul devine necesar în practică.

Ce registre trebuie să ții?

Pentru un cabinet individual, Ordinul nr. 170/2015 și Codul fiscal cer:

• Registrul-jurnal de încasări și plăți (cod 14-1-1/b): toate sumele încasate și plătite, în ordine cronologică, atât în numerar, cât și prin bancă. E registrul pe care îl completezi tot anul
• Registrul-inventar (cod 14-1-2/b): ce are cabinetul, adică echipamente, mobilier, programe și licențe, plus creanțele și datoriile. Îl completezi la începutul activității, la sfârșitul fiecărui an și când închizi cabinetul
• Registrul de evidență fiscală: registrul în care stabilești venitul net anual, cerut de art. 68 alin. (8) din Codul fiscal
• Fișa mijlocului fix (cod 14-2-2): doar dacă ai cumpărat echipamente care se înregistrează ca mijloace fixe

Registrele se pot ține pe calculator. Registrul-jurnal se tipărește o dată pe an sau când ți-l cere un control, apoi se arhivează împreună cu documentele care au stat la baza lui.

Ce treci în registrul de încasări și plăți?

Fiecare încasare și fiecare plată, separat, pe baza unui document justificativ. Pentru fiecare rând, registrul cere cel puțin:

• data încasării sau a plății
• documentul: felul și numărul lui (factură, chitanță, extras de cont)
• o explicație despre natura operațiunii
• suma încasată sau plătită, separat pentru numerar și pentru bancă

La încasări intră banii din ședințe și evaluări, dar și sume care nu sunt venit: banii puși de tine în contul cabinetului, împrumuturile, despăgubirile. Le treci în registru, dar nu le aduni la venitul brut (art. 68 alin. 3 din Codul fiscal).

La plăți intră cheltuielile cabinetului: chiria, supervizarea, cotizația la Colegiu, formarea, softul. Ce poți deduce și cu ce documente e explicat în ghidul de taxe pentru psihologi.

Sumele se totalizează lunar. Dacă încasezi prin casă de marcat, încasările zilnice se trec pe baza raportului fiscal de închidere zilnică.

Contează data facturii sau data plății?

Contează data plății. În sistem real, venitul brut înseamnă sumele încasate (art. 68 alin. 2 din Codul fiscal), iar o cheltuială se deduce în anul în care a fost plătită (art. 68 alin. 4). Registrul urmează aceeași regulă: rândurile se trec în ordinea datei la care s-a făcut încasarea sau plata.

Un exemplu: emiți pe 20 decembrie 2026 factura pentru ședințele din decembrie, iar clientul o plătește pe 8 ianuarie 2027. Suma intră în registrul și în venitul pe 2027, nu pe 2026. La fel, un abonament anual la un soft plătit pe 30 decembrie se deduce în anul în care l-ai plătit.

Cum ajungi de la registru la Declarația Unică?

La final de an aduni încasările din activitate și scazi plățile deductibile. Rezultatul e venitul net, pe care îl treci în Declarația Unică (formularul 212). Declarația se depune o dată pe an, până pe 25 mai inclusiv, pentru veniturile din anul anterior (art. 122 alin. 3 din Codul fiscal).

Din venitul net se calculează impozitul de 10% și, în funcție de plafoane, CASS și CAS. Pe cifrele tale le vezi în calculatorul de taxe pentru psihologi.

Cât timp păstrezi registrele și documentele?

Termenele vin din Ordinul nr. 170/2015:

• registrul-jurnal de încasări și plăți și registrul-inventar: 10 ani
• documentele justificative (facturi, chitanțe, extrase de cont): 5 ani
• documentele care arată de unde ai un bun folosit mai mult de 5 ani, de exemplu mobilierul cabinetului: cât timp îl folosești

Documentele se grupează în dosare numerotate, în ordine cronologică, pe fiecare an. Arhivarea electronică e permisă, în condițiile din normele privind documentele financiar-contabile.

Când merită totuși un contabil?

Poți ține evidența singur. Un contabil își merită onorariul mai ales în situațiile astea:

• lucrezi printr-un SRL, cu partidă dublă și bilanț
• ai angajați, deci state de salarii și declarații lunare pentru ei
• ai cumpărat echipamente care se amortizează pe mai mulți ani
• ai și alte venituri, de exemplu un salariu sau chirii, și vrei o verificare a plafoanelor de CASS
• e prima ta Declarație Unică și vrei pe cineva care să o verifice

O variantă de mijloc: ții registrul singur peste an și plătești un contabil doar pentru verificarea Declarației Unice. Onorariul contabilului e și el cheltuială deductibilă.

Cum ții registrul de încasări și plăți în Praxio?

În Praxio, registrul de încasări și plăți se completează din facturile pe care le emiți deja:

• încasările de pe facturile emise în Praxio intră în registru dintr-un click, cu data plății, documentul și explicația completate
• chiria, supervizarea, cotizația la Colegiu și orice încasare din afara Praxio le adaugi tu, cu numerar sau prin bancă
• totalurile pe fiecare lună se calculează singure
• la final de an descarci registrul în PDF, pe modelul tipizat 14-1-1/b, gata de arhivat sau de trimis contabilului

Pentru că registrul ia data plății, nu pe cea a facturii, factura din decembrie plătită în ianuarie ajunge singură în anul corect. Facturile emise în Praxio pleacă și în e-Factura, după ce îți conectezi o dată contul SPV.

Registrul-inventar și Declarația Unică rămân la tine sau la contabil. Registrul de încasări și plăți e inclus în planul Expert, iar un cont nou pornește cu 30 de zile pe Expert, deci îl poți încerca pe încasările tale.